| Para muchas organizaciones, la gestión de la información se limita a un montón de archivos mas o menos organizados en la red: un pajar digital donde los documentos puede perderse fácilmente. Exact Synergy vincula documentos, e–mails y archivos a personas, proyectos y productos. Las búsquedas avanzadas proporcionan la información que necesita en sus manos, y todos pueden acceder a la misma información. Los documentos importantes son guardados una vez y referenciados continuamente, para que no hayan confusiones sobre quien tiene la versión más actual, o quien es responsable por qué contenido. Funciones de control de versiones dicen cual es la versión activa y cuál versión se encuentra en progreso. Documentos importantes pueden ser añadidos a listas de favoritos a las que las cuales se pueden acceder rápida y fácilmente desde su página personal. Usted puede reducir el tiempo que gasta buscando la información e incrementando el tiempo que la utiliza. Lo más importante es que en Exact Synergy el conocimiento nunca se pierde! - Provee acceso a todos los documentos y trabajos en procesos de una forma segura vía Internet o intranet para el uso de miembros de equipos internos, clientes y socios de negocios.
- Puede utilizar el Add–in de Microsoft Office para importar e–mails desde Outlook o archivos desde Word, Excel, PowerPoint, or Frontpage.
- Asigna roles y derechos para crear accesos seguros en la información y para la autorización de nuevos documentos.
- Encuentre información en segundos con las búsquedas por cliente, proveedor, proyecto, recurso, producto, rango de tiempo, y otros campos predefinidos, así como vínculos a procesos y transacciones financieras.
- Reduzca los requerimientos promedio de almacenamiento, guardando cada documento solo una vez, pero con sus respectivas versiones.
- Asegúrese que los documentos hayan sido leídos, evaluados y se les haya dado el seguimiento respectivo por las personas correctas con funciones de flujo de trabajo automatizadas.
- Tenga el máximo control de la información a través del uso de versiones, registros, activaciones y archivo de documentos.
- Cree documentos sobre políticas, así como manuales de calidad o procedimientos ISO, disponibles para toda la organización a través de intranet.
- Conserve el conocimiento de todos sus empleados actuales y antiguos guardando sus flujos de trabajo, documentos y proyectos en una base de datos centralizada.
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