Dans beaucoup d’organisations, la gestion de l’information se résume à un groupe de fichiers plus ou moins coordonnés sur le réseau. Autrement dit, un capharnaüm numérique où les documents peuvent se perdre facilement. Exact Synergy, au contraire, relie documents, courriels et fichiers aux individus, aux projets et aux produits. L’information que vous cherchez est au bout de vos doigts, grâce aux options de recherche avancées auxquelles tous les utilisateurs ont accès. Les principaux documents n’existent qu’en une seule copie, à laquelle il est fait référence aussi souvent que nécessaire. Ceci élimine la confusion possible quand il s’agit de déterminer quelle est la version la plus récente d’un document, et qui est responsable de son contenu. Des fonctions de contrôle des versions permettent d’identifier la version active et la version en cours de modification. Ces documents peuvent être ajoutés à une liste de favoris, accessible rapidement et facilement à partir de votre page d’accueil personnelle. Vous réduisez ainsi le temps nécessaire pour les trouver, et augmentez le temps disponible pour les utiliser. Mais le plus grand avantage avec Synergy, c’est que le savoir ne se perd jamais.

• Accès sécurisé sur Internet ou l’intranet à l’ensemble des documents et des travaux en cours par les membres d’une équipe interne, par les clients ou les partenaires d’affaires.
  
  
• Macro complémentaire pour Microsoft Office qui permet d’importer rapidement des courriels provenant d’Outlook et des fichiers Word, Excel, PowerPoint et Frontpage.
  
  
• Attribution de rôles et de droits d’accès qui forment différentes couches de sécurité de l’information et qui déterminent la capacité à créer de nouveaux documents.
  
  
• Repérage d’information en quelques secondes : recherches par client, fournisseur, projet, ressource, article, plage de dates et par champs personnalisés; liens aux processus et aux opérations financières.
  
  
• Réduction de l’espace de stockage requis puisque les documents ne sont enregistrés qu’une seule fois avant d’y faire référence aussi souvent que nécessaire.
  
  
• Fonctions de flux des travaux qui permettent de s’assurer qu’un document est lu et analysé par le personnel visé, et qu’il fait ensuite l’objet d’un suivi.
  
  
• Suivi exhaustif de l’information au moyen du contrôle des versions et des fonctions d’activation, d’extraction et d’archivage des documents.
  
  
• Publication sur l’intranet de documents traitant par exemple de directives de l’entreprise (un manuel qualité ou une procédure ISO), au bénéfice de l’ensemble de l’organisation.
  
  
• Conservation des connaissances des employés actuels et anciens par le stockage des flux de travaux, des documents et des projets dans une base de données centralisée.

Knowledge Management

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