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 Cuentas por Pagar
Mantener buenas relaciones empresariales con sus proveedores es un asunto crítico para asegurar el flujo continuo de materias primas, suministros y servicios. Asegúrese que no habrá fallas en esta función crítica, al mismo tiempo que maneja su flujo de caja con el paquete de Cuentas por Pagar (A/P) de Macola ES.
Las ventajas del módulo de Cuentas por Pagar son:
- Análisis detallado de los proveedores, para hacer seguimiento a su desempeño y precios
- Informes de Requerimientos de Efectivo, Listados de Recomendaciones y Análisis de Cuentas por Vencerse
- Se adapta a los requerimientos de cambios de pagos
- Consulta y revisión del historial de facturación
- Pagos anticipados a proveedores
- Proceso de autorización opcional al ingresar comprobantes
- Proceso de autorización para pagos
- Posibilidad de adjuntar documentos escaneados a las transaccionesSeguimiento a la información de proveedores
Seguimiento a la información de proveedores
Como otros módulos de Macola ES, A/P cuenta con un amplio sistema de notas. Se pueden grabar un sinnúmero de notas sobre información general de A/P (notas de referencia, información sobre pagos, etc.) y accederlas desde el registro del proveedor. Adicionalmente, le permite almacenar información sobre todas las compañías e individuos a quienes les compren materiales, suministros y servicios.
El sistema también almacena un sinnúmero de información de contactos y direcciones, al igual que condiciones de crédito. También puede codificar individualmente a los proveedores para mostrar sus descuentos específicos. Del mismo modo, puede hacer seguimiento a proveedores potenciales que se encuentran en proceso de evaluación. El sistema comparte información de la cuenta del proveedor con nuestro producto basado en la Web de contacto directo con el cliente, Exact Synergy. Los proveedores actuales y potenciales se pueden manejar desde el front-office (Exact Synergy) o desde el back-office (Macola ES).
Seguimiento flexible de la facturación del proveedor
A/P calcula automáticamente las fechas de vencimiento, de descuento y los montos de descuentos para todas las transacciones de A/P. El monto de la factura se puede distribuir entre un número ilimitado de cuentas de gastos de la Contabilidad General..
Usted también tiene la oportunidad de ingresar notas crédito para el proveedor, cancelaciones, ajustes y gastos pagados por anticipado, con lo que obtiene un control total sobre sus cuentas por pagar.
Cuando necesite un resumen de las cuentas por pagar nuevas, simplemente imprima sus transacciones y edite según sea necesario. Luego, cuando esté listo, contabilice las nuevas transacciones.
Mayor eficiencia en pagos recurrentes
Además de la actividad normal de cuentas por pagar, muchas compañías necesitan la opción de agregar cuentas por pagar que se vencen periódicamente. Al usar la opción de procesamiento de comprobantes recurrentes de A/P, usted puede cambiar estas cuentas a transacciones de negocios fáciles de mantener.
Facilidad para pagos en cheques y conciliación
Concilie fácil y rápidamente sus cheques de A/P contra el extracto bancario de su compañía. También tiene la opción de imprimir el Informe de Conciliación de Cheques de A/P, el cual muestra los cheques pagados y/o no pagados hasta cualquier fecha de conciliación. Encontrará que esta característica en verdad es un economizador de tiempo real.
Seleccione las facturas que desea pagar utilizando criterios definidos. Elija aquellas que están vencidas para pago o excluya algunas de la selección. El sistema también identificará facturas sobre las que puede obtener descuentos por pago anticipado.
El módulo A/P de Macola ES le ofrece una funcionalidad amplia para hacer sus pagos. Cuenta con varias formas de pago como cheques manuales, cheques por computador y transferencia electrónica de fondos.
Transferencia Electrónica de Fondos (EFT) y conciliación
Con el módulo de Bancos Electrónico, usted puede seleccionar fácilmente las cuentas por pagar pendientes y convertirlas en pagos electrónicos. El sistema cuenta con varios formatos, incluido el formato Nacional ACH. Si su banco dispone de estados de cuenta electrónicos, puede utilizarlos para la conciliación.
Lista interactiva de saldos
Esta opción le permite ver la antigüedad de sus cuentas por pagar por proveedor, con capacidad plena de cambio rápido hacia la transacción individual. Esto incluye la opción de ver documentos escaneados (por ejemplo, facturas, órdenes de compra) adjuntos a la transacción.
¿Qué significa todo esto?
Además de todas las características mencionadas, usted puede imprimir los rótulos del proveedor y elaborar gráficas con los datos de A/P en dos formatos diferentes. La información de cuenta y del proveedor se puede presentar en pantalla haciendo clic en un botón, y la Información de Desempeño del Proveedor se puede tener como un informe aparte. Sin embargo, ¿que significa todo esto para usted?
Significa que su compañía no tiene que perder descuentos, que usted puede hacer seguimiento a los proveedores con bajo desempeño, que las facturas que se deben cancelar periódicamente (como alquiler, electricidad, etc.) se pueden manejar con facilidad, y que la verificación de los problemas de impresión se puede reducir a un mínimo.
En definitiva, significa que las funciones de su módulo de cuentas por pagar son más fáciles con ¡A/P de Macola ES! |
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