Registro de Órdenes

El procesamiento de órdenes de clientes es una de las funciones más críticas en cualquier negocio de distribución y fabricación. El registro y el llenado de órdenes se debe hacer de una forma racionalizada, la precisión debe ser alta, y los bienes deben entregarse dónde y cuándo se solicitan. La función de servicio al cliente necesita el poder y la flexibilidad de inventario, cuentas por cobrar y producción de información. Cuando usted corre el módulo de Registro de Órdenes (O/E) de Exact Sofware junto con los módulos de Cuentas por Pagar , Cuentas por Cobrar y Administración de Inventarios , racionalizará cada paso de su proceso de órdenes, incrementando los niveles de servicio al cliente y reduciendo el inventario.

Las ventajas del módulo de Registro de Órdenes son:

• Administración del crédito, estatus e historia del cliente en tiempo real
• Procesamiento de órdenes multi-moneda
• Profundización y reporte detallado
• Prepago y depósitos durante el proceso de registro de órdenes
• Venta de inventario, facturación de servicios en una sola orden
• Procesamiento de Autorización de Devolución de Material (RMA)
• Integración directa con el Código de Barras de Macola y el EDI.

El O/E apoya tres fases primarias del procesamiento de órdenes. Facilita el proceso de registro de órdenes al aceptar órdenes y cotizaciones, valida el crédito y calcula los precios. El O/E apoya los procesos de recogida y envío al recomendar líneas de órdenes, series/lotes/cajas para recoger y generar documentos de envío tal como etiquetas, recibos de empaque y manifiestos de embarque. Finalmente, apoya el proceso de facturación y de cobranza, cerrando el ciclo entre servicio al cliente, la bodega y contabilidad. La funcionalidad de la autorización de devolución de materiales (RMA)** se puede utilizar conjuntamente con O/E para rastrear y más fácilmente procesar las devoluciones del cliente.

Precios y descuentos flexibles
Establezca su propio sistema de precios en O/E al especificar tablas con desgloses de precios. También puede construir un número ilimitado de tablas, basado en ocho categorías incluyendo combinaciones de número de cliente, número de ítem, tipo de cliente y categoría del producto. Usar estas tablas de precios para mantener precios especiales negociados para uno o más clientes o ítems. O, establecer diferentes desgloses de precios para líneas de productos individuales. También, precios de contratos con inicio y terminación fechando cualquier tabla de precios. Macola ES le permite a usted aplicar descuentos a una orden total y rastrear estos descuentos a través de la contabilidad.

Flexibilidad en el registro de órdenes
Con seis diferentes clasificaciones de órdenes disponibles: Órdenes regulares, Órdenes de Factura, Órdenes Maestras, Memorandos de Crédito, Órdenes y Cotizaciones Globales, tiene gran flexibilidad en el manejo de los requerimientos del cliente.

O/E acomoda muchos tipos de órdenes, facturas de característica/opción (ítems configurados), ítems de kits, ítems en inventario y cargos por servicios no inventariados.

Acceso fácil a números de cuenta, clientes y partes de inventario están disponibles a través de ventanas desplegables de O/E. También puede verificar rápidamente la historia crediticia del cliente, una característica crucial cuando servicio al cliente toma decisiones de cumplimiento.

Una característica muy potente de Macola ES es la asignación física vs virtual del inventario. Típicamente, las cantidades del inventario se asignan virtualmente durante el proceso de registro de órdenes. Se reserva una cantidad para la orden, pero las unidades específicas no se identifican. Durante el proceso de facturación, los números seriales, de lote y de ítems que se escogen se asignan a la orden. Con la asignación física usted puede comprometer números seriales específicos, de lote y/o de cajas para una orden durante el proceso de registro de órdenes. Hay disponibles métodos de asignación automática múltiple, incluyendo prioridad definida del usuario, FIFO y fecha de vencimiento más temprana. Esta característica permite un control muy estrecho sobre el movimiento del inventario.

Otra característica muy potente de Macola ES es la capacidad para el usuario de determinar cuándo se actualizará el inventario durante el proceso de llenado de órdenes. O/E asigna automáticamente el inventario una vez que la orden se registra. El usuario define si el inventario será liberado en el momento de recoger, enviar o facturar. El usuario ya no tendrá que conciliar manualmente los conteos físicos o cíclicos contra lo que había recogido o enviado, pero aún no facturado y registrado. El usuario no solamente puede determinar cuando el inventario está actualizado, sino que el sistema también incluye un Informe de Recogido No Enviado y un Informe Enviado No Facturado. Para garantizar la conciliación al final del mes, hay una opción de registrar en cuentas separadas de la Contabilidad General (G/L) cada paso en el proceso.

El sistema también verificará si hay suficiente inventarios y le permitirá anular, cancelar, postergar o sustituir los ítems. Los campos de cantidad disponible y asignada reflejarán correctamente los envíos y el papeleo de las órdenes abiertas.

Control de envíos
Si un cliente tiene varias direcciones donde se entrega la mercancía, aunque la facturación se envía a una oficina central, O/E mantendrá aquellas direcciones múltiples para cada cliente. Usted también tiene la flexibilidad de asignar programas de impuestos para cada cliente en el nivel de "enviar a". La función Plazo de Entrega de Envío garantizará que el producto se recoja y se envíe para asegurar una entrega oportuna basada en hacia donde se está enviando, desde dónde se está enviando, y cómo se está enviando. También puede integrar sistemas de manifiestos de terceros utilizando la interfaz de envíos Macola ES para automatizar aun más sus procesos de envío y rastreo.

Llenar pedidos pendientes
Cuando necesite ubicar clientes que han sido puestos en espera debido a ítems fuera de inventario, la funcionalidad de Llenado de Pedidos Pendientes de O/E exhibe toda la información necesaria. Puede llenar los pedidos pendientes una vez que el ítem está disponible digitando una tecla. También puede asignar selectivamente el inventario disponible a ciertos clientes.

Mantener control serie/lote
Para garantizar que tiene el poder y los recursos puede utilizar efectivamente el control serie/lote para activarlo dentro del I/M. La característica serie/lote le permite a usted rastrear registros de ventas y mantener el control total sobre productos terminados y sus componentes. O/E solicita números serie/lote en solicitudes de embarque y facturas.

Autorización de Devolución de Material (RMA)
La Autorización de Devolución de Materiales les proporciona a servicio al cliente y a sus representantes de ventas el poder de rastrear productos devueltos de clientes. El RMA le ayuda a mejorar la satisfacción del cliente al proporcionar una aplicación centralizada para registro y resolución de devolución de materiales de clientes. El procesamiento RMA le permite proporcionarle a su cliente el número RMA y más tarde volver a enviar o acreditar al cliente por la devolución.

O/E para compra
Puede designar ítems que son compras especiales y automáticamente generar una Orden de Compra para ellos en el módulo de Compras/Recepción de Macola ES. Esto le permite minimizar el procesamiento manual de ventas de ítems especiales a sus clientes.